Onboarding en offboarding
Onboarding én offboarding. Belangrijke dingen die je kunt inzetten om medewerkers aan je te binden voor, tijdens en na hun dienstverband bij jouw bedrijf. Wanneer je dit goed neerzet zorg je niet alleen voor minder uitstroom, maar zorg je er ook voor dat de mensen die wél uitstromen hun dienstverband positief afsluiten. Je zorgt voor ambassadeurs. Mensen die zeggen: “Bij mijn vorige baan pakte ze dat écht leuk aan!”
Dus, heb jij al een plan voor je onboarding en offboarding? Of stopt het bij een kaartje en een bosje bloemen? Tijd om daar verandering in te brengen. Je kunt zoveel meer bereiken als je het groots aanpakt. Wil je weten hoe? Lees dan snel verder.
Wat is onboarding?
Onboarding is het instroomproces waarbij nieuwe medewerkers kennis maken met je organisatie. Je zorgt ervoor dat de nieuwe collega zich welkom voelt en enthousiast is om bij je aan de slag te gaan. Je wilt ze als het ware ‘on-board’ krijgen bij jouw bedrijf. Het onboarden van nieuwe collega’s begint al zodra ze het contract getekend hebben. Denk aan het delen van informatie over hun eerste werkdag, misschien een presentje om ze te feliciteren en een uitgebreid inwerktraject zodra ze gestart zijn.
Tips voor een goede onboarding:
- Ben duidelijk en houd contact.
Onboarding begint al zodra het contract getekend is. Een blij moment toch? Zorg ervoor dat je nieuwe medewerkers dit gevoel vasthouden. Dit doe je door contact te houden tot aan de eerste werkdag van je nieuwe medewerker. Stuur regelmatig een bericht met: “We kijken uit naar je komst!” of “Je werkplek is er al helemaal klaar voor, jij ook?” Laat je nieuwe collega zien dat jij net zoveel uitkijkt naar de eerste werkdag als zij.
- Geef vooraf informatie over het inwerktraject.
De eerste weken bij een nieuwe baan kunnen vaak best overweldigend zijn. Het is daarom goed om je nieuwe collega vooraf te informeren over het inwerktraject. Stuur alvast een planning voor de eerste week. Zo weet je nieuwe medewerker wat ij/zij kan verwachten en neem je al een stukje spanning weg.
- Zorg voor een gedegen inwerktraject.
De eerste weken bij een nieuwe baan bestaan vaak vooral uit het vergaren van informatie. oud er rekening mee dat niemand blij wordt van urenlang luisteren naar presentaties, het meekijken op het scherm van een ander of het wachten op de volgende meeting. Mensen willen zo snel mogelijk écht aan de slag. Denk er daarom op voorhand al goed over na wat voor taken iemand al direct zou kunnen oppakken. Door zelf te doen leert men immers het snelst!
- Het inwerktraject evalueren.
Zorg dat je ook tijd reserveert om het inwerktraject te evalueren met je nieuwe medewerker. Een week voor het einde van de proeftijd is een mooie tijd om dit te doen. Mochten er twijfels bestaan over iemands functioneren, is dit ook het moment om hier nog tijdig op aan te sturen en duidelijk aan te geven wat je nog meer hoopt te zien van je nieuwe medewerker. Ook geef je hiermee de nieuwe medewerker de ruimte om hun gedachte en ervaring uit te spreken.
- Geef je nieuwe aanwinst het gevoel dat ze onderdeel uitmaken van de organisatie.
Zorg ervoor dat je nieuwe medewerkers zich meteen betrokken voelen bij de organisatie. Dit kun je doen door ze vooraf al een uitnodiging te sturen voor jullie social media kanalen. Misschien hebben jullie binnenkort nog een bedrijfsborrel gepland staan? Misschien is het leuk om je nieuwe medewerker alvast uit te nodigen. Betrek je nieuwe medewerkers ook vóór de al bij de verschillende activiteiten die op de planning staan.
- Maak de werkplek op tijd in orde.
Zorg voor een goed ingerichte werkplek. Van een persoonlijk ingerichte pc tot de toegang tot bepaalde softwareprogramma's. Zorg dat je nieuwe medewerker alles voor handen heeft voor zijn/haar eerste werkdag.
Wat is offboarding?
Offboarding vindt plaats wanneer je afscheid gaat nemen van een collega, al dan niet vrijwillig. Het bevat zowel alle formele stappen die je moet zetten bij een uitdiensttreding, als een blijk van waardering voor de bijdrage die de medewerker heeft geleverd tijdens hun dienstverband. Met een goede offboarding zorg je voor een positieve afsluiting van jullie samenwerking. Super belangrijk toch? Je weet namelijk nooit of je elkaar nog ooit nodig hebt in de toekomst.
Tips voor een goede offboarding:
- Toon je waardering.
Of iemand nu vrijwillig weg gaat of niet, je collega heeft zich weken-, maanden- en soms jarenlang ingezet voor jouw organisatie. Dat is wel een bedankje waard toch? Je kunt dit natuurlijk weer zo groot maken als je zelf wilt, maar onze grootste tip is: ben origineel. Zorg voor een afscheid dat ze zich zullen herinneren. Iets waar over gepraat wordt. Zo creëer je namelijk ambassadeurs. Niets werkt beter dan oud-werknemers die aan andere vertellen hoe leuk jij als werkgever bent. Daarnaast houd je ook de deur op een kier wanneer hun nieuwe baan toch tegenvalt.
- Voer een persoonlijk exitgesprek.
Leer van het vertrek van je werknemer door echt even samen te zitten. Stel je collega de vraag: Waarom ga je weg? Met het antwoord op deze vragen kun je zorgen voor een persoonlijk afscheid. Met een persoonlijk afscheid kijk je niet alleen terug op de tijd bij jouw bedrijf, maar ook vooruit naar de toekomst die je medewerker tegemoet gaat. Ook wanneer je zelf hebt besloten om een medewerker niet langer in dienst te houden, of wanneer je simpelweg niet tevreden was over iemands functioneren is een exitgesprek waardevol. Hiermee verminder je de frustratie en zorg je ervoor dat iemand met een goed gevoel jouw organisatie verlaat.
- Uit het oog is NIET uit het hart.
Als je écht wilt zorgen voor een goede offboarding laat je ook na het afscheid nog wat van je horen. Een berichtje met “Hoe was je eerste werkdag?” of “Kom je nog een keer bij ons op de koffie?” kan veel doen. Je weet nooit of je elkaar in de toekomst nog een keer tegenkomt, dus is het beter om het contact warm te houden.
Onboarding en offboarding inzetten voor je employer branding
Stel je voor dat je jouw medewerkers een ontvangst en/of afscheid geeft die ze nooit meer vergeten. Iets waarover nagepraat wordt, zelfs bij hun nieuwe werkgever. Op deze manier geef je niet alleen die ene medewerker een goed gevoel, het draagt ook bij aan je employer branding. Hoe meer er op een positieve manier over je gepraat wordt, hoe beter. Vooral door oud collega’s, zij weten namelijk als geen ander hoe het was om voor jou te werken.
